Politique de confidentialité

01Qui nous sommes

BOSS Admin est une entreprise individuelle exploitée par Jean-Philippe Frenette. Nous offrons un service de département administratif externe (paie, tenue de livres, facturation et conformité) aux entrepreneurs, partout au Québec.

02Responsable de la protection des renseignements personnels

Toute question, demande ou plainte au sujet de vos renseignements personnels s'adresse à notre responsable :

03Les renseignements que nous recueillons

Nous recueillons seulement les renseignements nécessaires aux fins décrites dans cette politique.

Si vous êtes un prospect

• Votre nom, le nom de votre entreprise, votre courriel et votre téléphone.
• Le contenu de nos échanges (appels, courriels, messages).

Avant une soumission

• Les 3 derniers relevés bancaires de l'entreprise et le nombre d'employés, pour établir un prix exact.

Si vous êtes client sous contrat

• Les renseignements de l'entreprise nécessaires à la tenue de livres : documents comptables, factures, relevés bancaires et de cartes.
• Les renseignements des employés nécessaires à la paie : coordonnées, numéro d'assurance sociale (NAS), salaires et coordonnées bancaires pour le dépôt direct.
• Les procurations officielles qui nous autorisent à agir auprès des organismes gouvernementaux.

04Pourquoi nous les utilisons

• Répondre à vos demandes.
• Préparer une soumission.
• Fournir les services prévus au contrat : paie, tenue de livres, facturation, encaissement et conformité.
• Respecter nos obligations légales et celles de nos clients, notamment envers la Commission de la construction du Québec (CCQ), Revenu Québec, l'Agence du revenu du Canada (ARC) et la CNESST.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet ou l'exige.

05Votre consentement

Vous consentez à la collecte et à l'utilisation de vos renseignements aux fins décrites ici en nous les transmettant.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, par écrit, auprès de notre responsable. Nous cesserons alors de les utiliser, sauf pour ce qu'une obligation légale nous oblige à conserver (par exemple, les registres comptables et de paie). Le retrait peut nous empêcher de continuer à fournir certains services.

06Qui peut y avoir accès

Pour fournir nos services, nous utilisons des fournisseurs qui peuvent avoir accès à certains renseignements. Ils ne peuvent les utiliser que pour le service qu'ils nous rendent.

Microsoft 365

Courriel et documents.

Nethris

Traitement de la paie.

Intuit QuickBooks

Comptabilité et tenue de livres.

Netlify

Hébergement du site Web.

Processeur de prélèvements et de paiements

Paiement de nos factures.

Claude, d'Anthropic

Outil d'intelligence artificielle qui nous aide à préparer et à vérifier le travail, toujours sous supervision humaine. Une personne valide tout ce qui est transmis à un client ou à un organisme gouvernemental.

CPA partenaire

États financiers et déclarations d'impôt de fin d'année, seulement avec l'accord du client.

Hors du Québec : certains de ces fournisseurs peuvent conserver ou traiter des renseignements à l'extérieur du Québec. Avant de communiquer des renseignements hors du Québec, nous faisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour vérifier qu'ils bénéficieront d'une protection adéquate.

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels.

07Sécurité

• Nos comptes sont protégés par la double authentification.
• Les documents sont conservés dans un espace sécurisé. Les NAS et les relevés bancaires ne doivent pas nous être envoyés par courriel : nous vous indiquons comment les déposer de façon sécurisée.
• L'accès est limité aux membres du personnel qui en ont besoin pour leur travail.
• Nous utilisons des procurations officielles auprès des organismes gouvernementaux. Nous ne demandons jamais les mots de passe de nos clients.

08Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements le temps nécessaire aux fins prévues et pour respecter nos obligations légales, par exemple 6 ans pour les registres comptables.

Les relevés bancaires d'un prospect qui ne devient pas client sont détruits dans les 30 jours.

À la fin de la conservation, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire.

09Notre site Web et les témoins

Notre site n'utilise aucun témoin (cookie) de suivi ni aucun outil d'analyse, et il ne contient aucun formulaire qui recueille des renseignements.

Les polices de caractères sont hébergées sur notre propre site : votre navigateur ne communique pas avec Google ni avec un autre service externe pour les afficher.

Comme pour tout site Web, notre hébergeur (Netlify) traite techniquement l'adresse IP des visiteurs pour afficher les pages et protéger le site.

10Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

• Accéder aux renseignements que nous détenons à votre sujet.
• Les faire rectifier s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques.
• Retirer votre consentement à leur utilisation.
• Demander la désindexation d'un renseignement, c'est-à-dire qu'il cesse d'être diffusé ou accessible par un lien.

Faites votre demande par écrit à notre responsable (jp@bossadmin.ca). Nous répondons dans les 30 jours suivant sa réception.

11Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous le déclarons avec diligence à la Commission d'accès à l'information et nous en avisons les personnes concernées.

12Nos pratiques internes

• Le responsable de la protection des renseignements personnels veille à l'application de cette politique.
• Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est faite avant tout nouveau système ou toute communication de renseignements hors du Québec.
• Les demandes d'accès, de rectification et les plaintes sont traitées par le responsable, dans les délais prévus.
• Chaque personne qui se joint à l'équipe est formée à ces règles avant d'avoir accès à des renseignements de clients.

13Plaintes

Si vous n'êtes pas satisfait de la façon dont nous traitons vos renseignements, écrivez d'abord à notre responsable. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec : cai.gouv.qc.ca.

14Modifications

Nous pouvons modifier cette politique. La version à jour est toujours publiée sur cette page, avec sa date de dernière mise à jour.

En vigueur le 28 octobre 2026. Dernière mise à jour : 28 octobre 2026.